اتوماسیون اداری که نامه را تا انجام کار پیگیری می‌کند

تَسکیبو همه‌ی کارهای یک اتوماسیون اداری را دارد — دبیرخانه با شماره‌ی خودکار، نامه‌ی داخلی میان همکاران، کارتابل هر نفر، ارجاع با هامش، امضا و چاپ روی سربرگ — و یک قدم جلوتر می‌رود: نامه‌ای که به کسی ارجاع شده یا جواب می‌خواهد، تا انجام نشود با پیامک پیگیری می‌شود.

مشکلی که حل می‌کند

در بیشتر اتوماسیون‌ها نامه ارجاع می‌شود و همان‌جا در کارتابل می‌ماند؛ کسی یادآوری نمی‌کند و مدیر برای هر نامه باید بپرسد «جواب دادند؟». نامه‌ی کاغذی و پیام‌رسان هم شماره و سابقه ندارند.

چه کارهایی می‌کند

• دبیرخانه: نامه‌ی وارده و صادره با شماره‌ی خودکار هر سال (مثل ۱۴۰۵/و/۱۲) و فایل یا عکس نامه.
• نامه‌ی داخلی میان همکاران با شماره‌ی جدا، گیرنده و رونوشت، فوریت (عادی، فوری، خیلی فوری) و نامه‌ی محرمانه.
• کارتابل نامه‌ها برای هر نفر: رسیده، فرستاده و منتظر امضا؛ نامه‌های نخوانده مشخص‌اند.
• فرستنده می‌بیند چه کسی نامه را کی خوانده.
• ارجاع با هامش؛ اگر روز بگذارید، ارجاع کار می‌شود و تا انجام نشود با پیامک پیگیری می‌شود.
• مهلت پاسخ: گیرنده‌ها تا جواب ندهند پیگیری می‌شوند و پاسخشان پیگیری را می‌بندد.
• نامه‌ی صادره برای امضا نزد مدیر می‌رود؛ امضا می‌کند یا با توضیح برمی‌گرداند.
• چاپ و PDF روی سربرگ شرکت: لوگو، شماره، تاریخ، پیوست، امضا و رونوشت.
• کد استعلام اصالت زیر هر نامه‌ی امضاشده: هر کس نامه را دارد، در سایت می‌بیند چه کسی و کی امضا کرده و متن بعد از امضا عوض نشده است.
• دستیار هوشمند متن رسمی نامه را از یک جمله می‌نویسد؛ پیش از فرستادن خودتان می‌خوانید و اصلاح می‌کنید.
• در همان سامانه: درخواست مرخصی، خرید و هزینه با مسیر تأیید، اطلاعیه با «خواندم» و صورت‌جلسه‌ای که به کار تبدیل می‌شود.

چطور کار می‌کند

1. 1 نامه را بنویسید یا ثبت کنیدنامه‌ی داخلی برای همکاران، یا نامه‌ی وارده و صادره در دبیرخانه؛ شماره خودکار داده می‌شود.
2. 2 ارجاع دهید و مهلت بگذاریدنامه با هامش به کارتابل کسی می‌رود که باید رویش کاری کند.
3. 3 تَسکیبو پیگیری می‌کندتا جواب داده نشود یا کار انجام نشود، یادآوری و پیامک می‌رسد؛ شما فقط نتیجه را می‌بینید.

پرسش‌های رایج