یادآوری کار با پیامک: چرا هنوز مؤثرترین راه است؟

در سازمانی که بخشی از کارکنانش در کارگاه، انبار، فروشگاه یا نزد مشتری کار می‌کنند، یادآوری کار با ایمیل یا گروه‌های پیام‌رسان کمتر به نتیجه می‌رسد. ایمیل کمتر خوانده می‌شود و پیام‌های گروهی در میان ده‌ها پیام دیگر گم می‌شوند. پیامک هنوز ساده‌ترین راهی است که یک یادآوری را مستقیم به دست مسئول کار می‌رساند.

چرا پیامک؟

• به هر گوشی می‌رسد: برای دریافت پیامک نه نرم‌افزار خاصی لازم است و نه اینترنت.
• شخصی است: پیامک به خود مسئول کار فرستاده می‌شود، نه به یک گروه شلوغ.
• دیده می‌شود: بیشتر افراد پیامک‌هایشان را همان روز می‌بینند.

یادآوری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

پیامک فقط وقتی مؤثر است که کوتاه، به‌موقع و سنجیده باشد. یادآوری‌های زیاد و بی‌موقع خیلی زود نادیده گرفته می‌شوند.

1. کوتاه و مشخص: روشن باشد درباره‌ی کدام کار است و چه انتظاری از گیرنده وجود دارد.
2. سر موعد: یادآوری وقتی فرستاده شود که کار واقعاً به آن نیاز دارد، نه به‌طور مداوم.
3. در ساعت مناسب: پیامک کاری نباید شب‌هنگام یا در روز تعطیل فرستاده شود.
4. با سقف معقول: هیچ‌کس نباید در یک روز ده‌ها پیامک یادآوری دریافت کند.
5. با پلکان روشن: اگر یادآوری اثر نکرد، به‌جای تکرار پیامک، مدیر مربوط در جریان قرار گیرد.

این اصول در تَسکیبو

• یادآوری‌ها با پیامک و به خود مسئول هر کار فرستاده می‌شوند.
• به‌طور پیش‌فرض در روز جمعه و از ساعت ۲۱ تا ۸ صبح پیامک پیگیری فرستاده نمی‌شود و یادآوری تا اولین زمان مناسب صبر می‌کند.
• برای هر نفر سقف دارد: حداکثر سه پیامک در روز، ده پیامک در هفته و دست‌کم نود دقیقه فاصله میان دو پیامک.
• اگر کار سر وقت بسته نشود، به‌جای فشار بیشتر روی مسئول، خبر به مدیر مربوط می‌رسد.

پیامک جای گفت‌وگو و مدیریت را نمی‌گیرد؛ اما اگر درست به کار رود، بخش تکراری پیگیری را از دوش مدیر برمی‌دارد تا وقت او صرف تصمیم‌ها و موارد مهم‌تر شود.