مرور هفتگی کارها: مدیر هر هفته چه چیزی را باید ببیند؟

مرور هفتگی کارها یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین عادت‌های مدیریتی است؛ به شرط آن‌که به جلسه‌ای طولانی برای گزارش دادن همه‌ی کارها تبدیل نشود. هدف مرور هفتگی دیدن استثناهاست: کارهایی که مانده‌اند، کارهایی که در خطرند و جاهایی که به تصمیم مدیر نیاز دارند.

چهار نکته‌ای که هر هفته باید دیده شود:

۱. کارهای عقب‌افتاده و علت آن‌ها

فهرست کارهایی که مهلتشان گذشته اولین بخش مرور است. برای هر کدام کافی است دو پرسش پاسخ داده شود: چه چیزی مانع انجام کار است و قدم بعدی چیست. هدف مقصر یافتن نیست؛ هدف برداشتن مانع است.

۲. به‌موقع بودن کارها برای هر نفر

دیدن این‌که هر نفر چه سهمی از کارهایش را به‌موقع بسته، نشان می‌دهد بار کاری کجا سنگین شده یا چه کسی به کمک نیاز دارد. این شاخص وقتی معنا پیدا می‌کند که هفته‌به‌هفته دنبال شود، نه به‌صورت یک عدد تنها.

۳. کارهای بی‌مسئول یا بی‌مهلت

کاری که مسئول یا مهلت مشخص ندارد، به احتمال زیاد انجام نمی‌شود. مرور هفتگی بهترین زمان برای روشن کردن این دو مورد است.

۴. سررسیدهای هفته‌ی پیش رو

تمدید قراردادها، بیمه‌نامه‌ها، موعد چک‌ها و کارهای دوره‌ای اگر پیش از سررسید دیده نشوند، معمولاً با هزینه همراه می‌شوند. نگاهی کوتاه به سررسیدهای هفته‌ی آینده جلوی بیشتر این غافلگیری‌ها را می‌گیرد.

جلسه‌ی هفتگی را کوتاه نگه دارید

• جلسه را به پانزده تا بیست دقیقه محدود کنید و فقط استثناها را بررسی کنید.
• برای هر کار مانده، قدم بعدی، مسئول و مهلت تازه را همان‌جا مشخص کنید.
• گزارش را پیش از جلسه آماده داشته باشید تا وقت جلسه صرف جمع‌آوری اطلاعات نشود.

تَسکیبو در مرور هفتگی

• گزارش هفتگی تَسکیبو نشان می‌دهد کدام کارها به‌موقع بسته شد و کدام ماند، به تفکیک هر نفر.
• قراردادها، بیمه‌نامه‌ها و چک‌ها پیش از سررسید یادآوری می‌شوند.
• کارهایی که در جلسه تعیین می‌شوند، با مسئول و مهلت ثبت و پیگیری می‌شوند.