چرا کارهای سپرده‌شده فراموش می‌شوند؟

در بیشتر سازمان‌ها کمبود نیرو یا سختی کار دلیل اصلی عقب افتادن کارها نیست. کارها در فاصله‌ی میان «سپردن» و «انجام دادن» گم می‌شوند: در جلسه یا پشت تلفن گفته می‌شوند، هر دو طرف گمان می‌کنند موضوع روشن است و چند روز بعد معلوم می‌شود که هیچ‌کس پیگیرش نبوده است. در ادامه پنج دلیل رایج این اتفاق و راه جلوگیری از هر کدام آمده است.

۱. کار شفاهی سپرده می‌شود

کاری که فقط گفته شده، فقط در حافظه‌ی دو نفر ثبت است و حافظه زیر فشار کار روزانه قابل اتکا نیست. راه‌حل: هر کار، هر قدر هم کوچک، در جایی ثبت شود که هم مدیر و هم مسئول آن را ببینند.

۲. مسئول کار مشخص نیست

جمله‌هایی مثل «یکی این را پیگیری کند» یا «بچه‌های فروش هماهنگ کنند» در عمل یعنی هیچ‌کس. کاری که به یک گروه سپرده شود، معمولاً به کسی سپرده نشده است. راه‌حل: هر کار فقط یک مسئول مشخص داشته باشد؛ دیگران می‌توانند همکاری کنند، اما پاسخ‌گو یک نفر است.

۳. مهلت مبهم است

«به‌زودی»، «هر وقت فرصت شد» و «این هفته» برای هر نفر معنای متفاوتی دارد. بدون تاریخ مشخص، نه مسئول می‌داند کار چقدر فوری است و نه مدیر می‌داند چه زمانی باید سراغش را بگیرد. راه‌حل: برای هر کار تاریخ و در صورت لزوم ساعت مشخص شود.

۴. پیگیری به حافظه‌ی مدیر وابسته است

وقتی تنها سازوکار پیگیری این است که مدیر به یاد بیاورد و تماس بگیرد، بخش بزرگی از وقت مدیر صرف یادآوری می‌شود و باز هم کارهایی از قلم می‌افتد. راه‌حل: یادآوری باید خودکار و سر موعد انجام شود، نه بر اساس به یاد آوردن یک نفر.

۵. تأخیرها دیر دیده می‌شوند

بسیاری از کارها زمانی به چشم می‌آیند که مهلتشان مدت‌ها گذشته و جبرانشان پرهزینه شده است. راه‌حل: اگر کاری سر موعد بسته نشد، مدیر مربوط همان موقع باخبر شود و هر هفته فهرست کارهای مانده مرور شود.

تَسکیبو چطور کمک می‌کند

• هر کار با شرح، مسئول و مهلتش ثبت می‌شود.
• تَسکیبو با پیامک به مسئول کار یادآوری می‌کند؛ مسئول لازم نیست نرم‌افزاری نصب کند.
• اگر کار سر وقت بسته نشود، خبرش به مدیر مربوط می‌رسد.
• گزارش هفتگی نشان می‌دهد کدام کارها به‌موقع بسته شد و کدام ماند.

سپردن کار مهارت مدیریتی مهمی است، اما بدون ثبت و پیگیری منظم، نتیجه به حافظه و حوصله‌ی افراد وابسته می‌ماند. با چند قاعده‌ی ساده و ابزاری که پیگیری را خودکار کند، می‌توان این فاصله را بست.